機密書類廃棄の担当者の59.6%が、監査・コンプライアンス部門から指摘を受けた経験あり～社内の機密書類廃棄に関する実態調査 2026～
機密書類の廃棄は、社内シュレッダーか外部委託かといった「手段」の選択として語られることが多くあります。一方で、廃棄したあとに「誰が触れ、いつ、どこで処理したか」をどう残し、担当者が替わってもどう続けるかは、企業ごとの運用に委ねられたままになっています。
株式会社日本パープル（本社：東京都港区、代表取締役社長：林 壮之介）は、2026年4月、従業員300名以上の企業で機密書類廃棄の管理・業者選定に関わり、社内処理に限界を感じている、または外部委託業者を比較検討している担当者391名を対象に「社内の機密書類廃棄に関する実態調査 2026」を実施いたしました。
調査の結果、担当者の59.6%が監査・コンプライアンス部門から廃棄方法について指摘を受けた経験があると判明。指摘の内容は、回収から処理までの過程で誰が触れたか分からないこと、廃棄ルールの曖昧さ、処理待ち書類の放置の3点に集中していました。また、廃棄証明書の要件に「どの箱・書類が廃棄されたか」を挙げた担当者は41.7%に上る一方、外部に委託している担当者で証明書を毎回取得し内容を確認しているのは38.3%で、62.7%が担当者交代時の引き継ぎで困った経験を持っていました。廃棄の事実を示すための記録が、担当者の運用に委ねられている実態が見えてきました。
▼ 調査レポートはこちら
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/report/2026/
本リリースでは、調査結果から見えてきた機密書類廃棄の記録と引き継ぎの実態とともに、廃棄の運用を見直す際の観点を整理しました。
＜調査サマリー＞
①59.6%が監査・コンプライアンス部門から指摘を受けた経験あり。指摘は「誰が触れたか分からない」「ルールの曖昧さ」「処理待ちの放置」の3点に集中
②廃棄証明書の要件に「どの箱・書類が廃棄されたか」を挙げた担当者は41.7%。外部委託している担当者で、毎回取得し内容を確認しているのは38.3%
③62.7%が、担当者の異動・退職時の廃棄フローの引き継ぎで困った経験あり
【調査概要】
調査名： 社内の機密書類廃棄に関する実態調査 2026
調査期間： 2026年4月22日～4月27日
調査主管： 株式会社日本パープル
調査対象： 従業員300名以上の企業で、機密書類廃棄の管理・業者選定に関与し、社内処理に限界を感じている、または外部委託業者を比較検討している担当者
有効回答数： 391名
調査方法： インターネットによるアンケート調査
※ 構成比は小数第1位まで表示しています。四捨五入のため、合計が100.0%にならない場合があります。
※ 特記のない数値は、回答者391名に占める割合です。設問の対象を絞った数値は、本文に母数を記載しています。
※ 本調査の対象は、従業員300名以上の企業で機密書類の廃棄に関与する担当者であり、全国の企業を代表するものではありません。回答者の業種は製造業が27.4%で最も多く、従業員規模は500名以上が77.5%です。
※ 調査結果をご紹介いただく際は【保護くん（まもるくん）機密文書白書『社内の機密書類廃棄に関する実態調査 2026』より引用】と注釈をご記載ください。
機密書類の廃棄方法について、監査・コンプライアンス部門から指摘を受けたことがあるか尋ねたところ、「指摘を受けたことがある（軽微な確認レベル）」が39.9%、「指摘を受けたことがある（是正が必要だった）」が19.7%で、合わせて59.6%が指摘を受けた経験を持っていました。「指摘を受けたことはない」は34.5%です。
指摘を受けたことがある233名に、指摘された内容を尋ねたところ（複数回答）、「回収や運搬、処理の過程で誰が触れたか（トレーサビリティ）が不明確だと指摘された」が49.8%、「書類の廃棄基準やルールが曖昧、または守られていないと指摘された」が48.5%、「社内シュレッダーの処理待ち書類が放置されており、情報漏洩リスクがあると指摘された」が45.5%と、記録・ルール・放置の3点がほぼ並びました。
▼ 機密書類の廃棄ルールで、監査に指摘されやすい抜けは？
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/report/08/
監査・コンプライアンス対応で、廃棄証明書に求められる要件を尋ねたところ（複数回答）、「どの箱・書類が廃棄されたか（個体番号等のトレーサビリティ）が明確であること」が41.7%、「いつ廃棄されたか（処理日時）が明確であること」が39.6%、「回収後、速やかに（即日～数日以内）発行されること」が38.4%と、3項目が4割前後で並びました。
一方、廃棄証明書をどのように取得・確認しているか尋ねたところ、外部に委託している180名のうち、「毎回、必ず取得し内容を確認している」は38.3%でした。証明書に求める要件は挙がっていても、その内容を毎回確かめる運用までは、半数に届いていません。
▼ 機密書類の廃棄証明書（溶解証明書）には、何が書かれていればいい？
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/report/07/
担当者の異動・退職時に、廃棄フローの引き継ぎで困った経験があるか尋ねたところ、「多少困ったことがあった」が44.8%、「深刻な問題が発生した」が17.9%で、合わせて62.7%が困った経験を持っていました。「困ったことはない」は28.9%、「経験がない」は8.4%です。
▼ 機密書類の廃棄ルールで、監査に指摘されやすい抜けは？
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/report/08/
今回の調査では、機密書類の廃棄に関わる担当者の59.6%が監査・コンプライアンス部門から指摘を受けた経験を持ち、その内容は、誰が触れたか分からないこと、ルールの曖昧さ、処理待ちの放置の3点に集中していました。
廃棄証明書の要件では、「どの箱・書類が廃棄されたか」を挙げた担当者が41.7%に上る一方、外部に委託している担当者で毎回取得し内容を確認しているのは38.3%で、62.7%が引き継ぎで困った経験を持っています。廃棄の記録が残りにくい背景には、記録の内容が求められていても、それを取得・確認し、担当者が替わっても続ける運用が、個々の担当者に委ねられていることがあると考えられます。
廃棄の運用を見直す際の観点として、次の3点を整理しました。
・回収から処理までに誰が触れたかを、記録で示せるか：社内で処理するなら誰がいつ細断したか、委託するなら委託先の搬送・処理の記録と証明書で示せるか
・証明書に、どの箱・書類をいつ処理したかが書かれているか：箱と証明書が番号などで結びつくか、処理した会社が処理日時を書いて発行しているか
・担当者が替わっても引き継げるか：廃棄の基準・手順・証明書の保管場所が、前任者の記憶ではなく文書に残っているか
本調査の詳細は、以下のWebページにて調査レポートとして公開しています。シュレッダー処理の滞留・外部委託への不安・回収から処理までの流れ・処理業者の比較・廃棄証明書・監査の指摘と引き継ぎについて、全20問の回答データとあわせてご覧いただけます。
▼ 調査レポートはこちら
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/report/2026/
機密回収ボックス「保護くん（まもるくん）」は、機密文書を鍵付きの専用BOXに入れるだけで、BOXごと回収され、抹消・リサイクルされるサービスです。
＜保護くん（まもるくん）URL＞
https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/
＜ 株式会社日本パープルについて ＞
株式会社日本パープルは、1972年に創業し、これまで情報セキュリティ事業を中心に、企業の文書管理や情報資産の安全な活用を支援しています。長年にわたり培ってきた経験と実績を基に、お客様に最適なソリューションを提供し続けています。
会社名：株式会社日本パープル
代表者：代表取締役社長 林壮之介
設立：1972年5月12日
所在地：東京都港区六本木七丁目15-7 新六本木ビル5階
事業内容：情報セキュリティ事業、デジタルアーカイブ事業、ストレージテック事業
URL：https://www.mamoru-kun.com/
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